רשימת המוזמנים לחינה

ארגון החינה מבחינת האולם, הקייטרינג, התלבושות והמזכרות דורש מכם לדעת את כמות המוזמנים לאירוע, ולכן חשוב השלב הראשוני לפני שאתם רצים לחפש מקום לחינה, הוא עריכת רשימה של כל המוזמנים לחינה כדי להיות מוכנים וערוכים גם מבחינת התקציב. את הרשימה מומלץ לסדר בטבלת אקסל שתעזור לכם להכין סידורי ישיבה לפי מספר שולחנות וכמות אורחים בכל שולחן. כמובן שיש לקחת בחשבון הושבה גם בשולחנות רזרביים במידת הצורך. בזמן הרישום סמנו לכם אורחים שידוע לכם כי יש להם העדפות מסויימות למשל אורחים שיעדיפו מנה צמחונית או טבעונית, או כשרות מסויימת.

בנוגע לסידורי הישיבה בעת עריכת סידורי הישיבה באולם התחשבו בקשר שיש בין הישובים לשולחן, הצורך שלהם או הקושי שלהם להיות קרובים לרחבת הריקודים, אל שולחן המשפחה ואל הרמקול למשל במקרה שמדובר באנשים מבוגרים שמוזיקה חזקה שקרובה מאוד לאוזניהם בטח לא תנעים את זמנם. אם יש לכם ספק לגבי אדם מסויים כדאי לחשוב על אפשרות לשאול אותו אם יש לו העדפה מסויימת. 

לאחר הסידור בטבלה יש להכין פתקיות הושבה אותן יקבלו המוזמנים בעת שיגיעו לאולם. כיום בעידן הדיגיטלי אולמות רבים0 מספקים פתרון דיגיטאלי בטאבלט אותו מנהל/ת המארח/ת באולם, כדאי מראש לבדוק אפשרות לכך.